Teilnehmermanagement: Mit welchen Kosten muss gerechnet werden?
Datensicherheit, ein umfangreicher Support, der auch bei ungewöhnlichen und individuellen Fragen zur Seite steht sowie umfangreiche Features, die es Ihnen möglich machen, die Software an Ihr exklusives Event anzupassen sind Grundvoraussetzungen für das Teilnehmermanagement. Kostenlose Programme können das nicht oder nur in einem eingeschränkten Rahmen bieten und stellen daher nur selten eine echte Option dar. Wollen Sie professionell agieren, kommen Sie um ein kostenpflichtiges Tool nicht herum. Die Frage ist nur, mit welchen Kosten müssen Sie dann rechnen? Wir von Emendo Events klären auf.
Der Funktionsumfang bestimmt die Kosten
Fast jeder Anbieter von Teilnehmermanagement bietet verschiedene Preispläne an. Hier gilt: Umso günstiger die Software, desto weniger Features werden geboten. Hier ist es also nur selten sinnvoll, nach den Kosten für das Teilnehmermanagement auszuwählen. Viel mehr sollten Sie sich zunächst klar werden, welchen Umfang an modularen Leistungen Sie benötigen, um Ihr Ziel zu erreichen.
Ihr Event erwartet mehr als 1.000 Besucher, die auch aus dem nicht deutschsprachigen Raum kommen? Sie wollen E-Tickets anbieten oder den Check-in ganz unkompliziert per App abwickeln? Oder sollen ganz einfach mehr Benutzer Zugriff auf den Organisationsbereich der Software haben? Dann sollten Sie nicht das günstigste Angebot auswählen, das Sie finden können sondern sich einmal etwas genauer mit den einzelnen Preispaketen beschäftigen.
Der Nutzungszeitraum ist entscheidend für die Gesamtkosten
Die Dauer der Nutzung des Teilnehmermanagements hat einen großen Einfluss auf die Gesamtkosten, die Sie dafür aufwenden müssen. Benötigen Sie die Software lediglich einmal – etwa im Rahmen eines Firmenjubiläums -, benötigen Sie die Lösung lediglich für dieses eine Event. Da wäre es Verschwendung, würden Sie die Software in einem Abonnement für die laufende Nutzung buchen.
Die Nutzung der Lösung für ein einzelnes Event kostet auf den ersten Blick eine ganze Stange Geld. Oft liegen die Preise hier – abhängig von den modularen Leistungen – zwischen 700 und 2.000 Euro. Der Vorteil hierbei: Sie haben einmalige Kosten und können die Software ganz nach den Anforderungen des aktuellen Events auswählen.
Veranstalten Sie in regelmäßigen Abständen Events, bei denen ein umfangreiches und professionelles Teilnehmermanagement nicht fehlen darf, kommt ein Abonnement für Sie eher infrage. Abhängig vom Funktionsumfang zahlen Sie im Monat zwischen 100 und 1.000 Euro – natürlich kann es hier aber auch Ausnahmen geben, die weitaus mehr kosten. Nun haben Sie die Möglichkeit, für all Ihre Veranstaltungen eine Lösung zu nutzen. Ihr Vorteil: Sie kennen sich mit der Software aus und sparen damit langfristig Zeit. Wiederkehrende Eventteilnehmer sind nach den ersten Veranstaltungen mit der Software vertraut und schätzen die Kontinuität. Umso mehr Events pro Jahr stattfinden, desto niedriger sind die Kosten für die Software pro Veranstaltung.
Allerdings sollten Sie sich hier überlegen, in welchem Rahmen sich Ihre Events unterscheiden. Auch, wenn Sie für die anstehende Veranstaltung nur wenige Funktionen benötigen, kann das in einem halben Jahr, bei dem nächsten Event wieder völlig anders aussehen. Daher sollten Sie sich bereits bei der Wahl Ihres Teilnehmermanagements im Klaren sein, welche Features Sie auch in Zukunft benötigen werden.
Übrigens: Einige Anbieter von Teilnehmermanagement beschränken die Software im Abo auf eine bestimmte Anzahl an Events pro Jahr. Oft ist hier aber eine Erweiterung gegen die Zahlung eines Aufpreises möglich.
Fazit
Die Kosten für das Teilnehmermanagement sind abhängig von dem benötigten Funktionsumfang und davon, ob die Lösung einmalig oder mehrmals verwendet werden soll. Wie viel Geld Sie beziehungsweise Ihr Unternehmen pro Veranstaltung in die Software investieren muss, ist daher von der Art und Anzahl Ihrer Events abhängig. In der Regel schaffen es die Lösungen aber immer, Ihre administrativen Kosten erheblich zu senken und Ihnen Aufwand zu ersparen. So können Sie sich in der freigeschaufelten Zeit den wirklich wichtigen und wesentlichen Dingen widmen, die auch eine Software bislang nicht für Sie erledigen kann.